Koľkí z vás si cez deň povedia „na toto nemám čas“, „toto vybavím neskôr“, „toto počká“, „nestíham“, „choď preč“, „nehovor teraz na mňa“, „pošli mi to do mailu, potom sa na to pozriem“…?

O iný time management, ako svojho voľného času, som sa nikdy hlbšie nezaujímala. Až dokým som sa nestala accountom, nedostala vyše 200 klientov, nestala sa agentúrnou mamou a nezistila, že deň nemá až toľko hodín, koľko by som potrebovala. Len ten pracovný by mohol mať aj 24 a stále máte pocit, že nestíhate.

Vtedy sa začnete zamýšľať nad tým, či robíte všetko správne, čo viete zefektívniť, čo úplne vypustiť, čo vás brzdí, čo posúva. A začnete čítať všetky tie múdre veci o tom, ako si svoju prácu zmanažovať tak, aby sa zmestila do toho ČASU. Tak tu je zopár mojich postrehov.

1. Ráno vstaňte a buďte úžasní

Každý deň, keď vyhadzujem kolegyňu po ceste domov na zákaze zastavenia, lúčime sa so slovami: „Zajtra ráno vstaneme a budeme úžasné.“ A aj vždy sme. 🙂

2. Určite si priority

Vytvorte si i keď len imaginárny rebríček priorít. Dajte každej činnosti, požiadavke, klientovi svoju váhu a riaďte sa ním. Nedá sa robiť všetko naraz a už vôbec nie vyhovieť všetkým naraz.

3. Používajte kalendár, kalendárik, diár, zošit

Do kalendára sa toho zmestí a čo navyše, kalendár nezabúda. Dokonca vám vypočíta, koľko vám bude trvať cesta za klientom a včas vás vyženie z kancelárie. Zdieľané kalendáre sú samozrejmosťou. Potom to vyzerá tak pekne farebne, ale hlavne viete rýchlo naplánovať stretnutia, úlohy, rezervovať si kolegov a zasadačky.
Diár, môj najlepší kamarát. Áno, sme online, ale píšem si poznámky stále do diára. Potom nezabúdam. A potom ich s radosťou škrtám ceruzkou. Každý deň si pred odchodom z agentúry spíšem najdôležitejšie tasky, ktoré ma určite čakajú na druhý deň.

4. Časožrúti

Nebudeme sa tváriť, že neexistujú. Buď si ich vytvárame sami, napríklad nesprávnou organizáciou práce, alebo tým, že budeme príliš precízni, aj vo veciach, kde to až tak nie je potrebné. Alebo sú už tu okolo nás. Zle odkomunikovaný projekt, kolega, áno aj ten Facebook občas skontrolujeme, klienti, ktorí riešia veľa a pritom sa dá aj menej a rýchlejšie. Identifikujte si svojich časožrútov a skúste ich eliminovať. Neprimerane dlhé telefonáty, porady, stretnutia. Niektoré stretnutia sa dajú vybaviť aj cez telefón, bez kávičky. Ale pozor na priority!

5. Delegujte, outsourcujte, ale s rozumom

Čo si urobíte sami, urobíte najlepšie. Áno, máte prehľad, čo ste do projektu, návrhu, komunikácie vložili, ale keď existuje kolega, ktorý má čas, je v problematike doma a ten návrh pripraví rýchlejšie, tak prečo mu ho neposunúť? Pozor ale na to, aby ste sa vy sami nestali časožrútom. Keď si niečo dokážete do 20 sekúnd dohľadať cez Google a odpovedať klientovi, nie je dôvod zaťažovať ostatných naokolo.

6. Zadávajte úlohy jasne/task manažér

Pri väčších projektoch najlepší pomocník. Viete „zaúkolovať“ všetkých kolegov a sledovať,  v akom štádiu plnenia úlohy sú. Nastaviť deadliny. Úlohy však musia byť odkomunikované jasne. Radšej sa spýtajte 4x, či je všetko pochopené tak, ako má, ako potom nestíhať, lebo niekto nepochopí zle zadanú úlohu.

7. Neodkladajte úlohy, oni si vás počkajú

Ten email nespokojného klienta, ktorý si nájdete ráno v schránke, on tam bude aj večer, nezmizne. A aj tak naň budete celý deň myslieť. Keď ho vyriešite hneď, budete mať krajší deň 🙂 Možno.

8. NIE

Priznávam , s týmto som mala problém aj ja. Ale to príde tak postupne, časom. Treba sa naučiť povedať nie. Aj klientovi, aj kolegom, občas aj šéfovi (smajlík anjelik). Ak dopredu viete, že projekt nemá perspektívu, že úlohy sú nezmyselné, treba prehodnotiť, prepočítať a povedať NIE.

9. Emaily

Je ich veľa a sú všade. V robote v PC, v mobile, doma v notebooku. Čítala som na jednom blogu, že by som mala maily otvárať len niekoľkokrát za deň, dokonca len 3x. Keďže sa aj ja stále učím pracovať efektívnejšie, idem to vyskúšať. Zatiaľ som na mailoch stále a všade. O tom, či to fungovalo a koľko času mi to ušetrilo, vám skúsim napísať v ďalšom krátkom blogu.

Podeľte sa s nami o ďalšie tipy/zásady/vychytávky, ktorými si dokážete lepšie zorganizovať pracovný čas. Budeme radi 🙂